For at skabe overblik og arbejde med publikums bevægelser og adfærd i løbet af eventdagen(e), kan I med fordel inddele jeres event i faserne ankomst, cirkulation og udgang. 

I hver fase er det relevant at overveje designet af eventområdet i form af hegn, køstruktur og vejnet. Dernæst bør I overveje det nødvendige informationsniveau i form af skiltning, meddelelser via apps, infoskærme og trykt materiale som fx tekst på publikums billetter.

Herefter skal I overveje personalets rolle og erfaring, beslutningshieraki og tilsyn med aktiviteterne.

Fordelen ved at arbejde med faser i eventet er, at skabe overblik over de udfordringer, der er ved de specifikke områder, som fx:

• Hvornår publikum forventes at ankomme, og hvornår personale og køstruktur derfor skal være på plads til at håndtere dem
• Hvordan publikum bevæger sig rundt på eventpladsen, og om det giver flaskehalse eller udfordringer med kapacitet
• Hvornår publikum forventes at forlade området, og hvordan udgangskapacitet, parkeringsfaciliteter, offentlig trafik og vejnet så påvirkes

OBS: I de ovenstående overvejelser, bør I også medtage, at der er væsentlig forskel på almindelig afvikling og en evt. krisesituation.

I kan udfylde en DIM-ICE model for at danne jer et enkelt overblik over faser og påvirkninger. Modellen er udviklet af Prof. Dr. G. Keith Still, og du kan finde et eksempel herunder.