GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Tjek på økonomien

Likviditet, risikostyring og regnskab

Er der penge til at betale regningerne til tiden? Hvilke risici skal I tage højde for? Og hvordan er det økonomiske resultat?

Det er ofte oversete emner, da de kræver høj grad af struktur – og mange finder dem knap så spændende at arbejde med som selve afviklingen af eventet. Men ikke desto mindre er de vigtige for at sikre et økonomisk overblik hele vejen til afslutningen af eventet. Dette afsnit er især vigtigt for store events med mange involverede interessenter.

Likviditet

Denne del af økonomistyringen er afgørende for, om der er penge nok til at betale jeres regninger til tiden.

"Likviditet er udtryk for den kortsigtede betalingsformåen, dvs. hvorvidt man er i stand til at betale den løbende strøm af regninger, som andre leverandører og offentlige myndigheder fremsender."

I bør derfor lave en likviditetsanalyse (se budgetskabelon), som afdækker tidspunkterne for henholdsvis indtægter og udgifter. Ofte kommer udgifterne til fx lokaleleje, varekøb eller depositum til diverse materialeleje tidligere i forløbet end indtægterne fra billetsalget eller sponsorer. Overvej derfor muligheden for en tidlig ratebetaling fra henholdsvis sponsorer eller offentlige bidragsydere, såfremt det skal bidrage økonomisk til eventet.

Ved brug af budgetskabelonen taster I alle jeres udgifter og indtægter ind på den givne måned – herefter kan I følge resultatet løbende nederst i arket. Hvis der opstår negativ saldo, skal I gerne have en aftale med banken om fx en kassekredit. Likviditetsanalysen kan bruges som dokumentation overfor banken, hvis der skal søges om dette.

Risikostyring

Selvom det er fristende blot at fokusere på forberedelserne og afviklingen, bør man som arrangør hele tiden have et realistisk billede af risikoen for at noget går galt. Identificér derfor tidligt de væsentligste økonomiske risici.

Typiske eksempler på risici:

  • Målsætningen om deltagerantal opfyldes ikke
  • Budgetterne svarer ikke til virkelighedens verden
  • Forpligtelser i indgåede kontrakter kan ikke dækkes
  • Afgørende aktiviteter kan ikke gennemføres
  • Der opstår ulykker eller andre særlige begivenheder
  • Eventets afvikling skader de involveredes omdømme
  • Forsikringen dækker ikke en bestemt handling

Ved at lave en risikoanalyse kan man som arrangør vurdere, hvilke risici der bør sættes ind overfor. Analysen kan tage udgangspunkt i nedenstående diagram, som kan medvirke til at vurdere konsekvensen af og sandsynligheden for hver enkelt risikofaktor. Som arrangør bør man hurtigst muligt at tage ansvar (fx tegne en forsikring), hvis en risiko falder i figurens øverste højre hjørne.

Regnskab

Når eventet er afviklet, bør I udarbejde et regnskab som dokumentation for det økonomiske resultat. Budget og regnskab går hånd-i-hånd og er nemmest at udarbejdet ved at have samme opdeling af posteringer i dem begge.

Husk at medtage alle indtægter og udgifter i regnskabet – det er en god ide at vente en tid efter afslutningen på eventet med at lave regnskabet. Der tikker ofte lidt ekstra plusser og minusser ind.

Ekstern revision kan være en værdifuld hjælp til regnskabet. Især hvis eventet har et omfattende budget, og den økonomiske risiko er stor. En ekstern regnskabsassistance kan foretage revision af regnskabet og afgive en revisionserklæring til økonomiske interessenter som fx bank eller sponsorer. Det er med til at skabe en troværdighed for eventet og kan være en god løftestang, hvis det skal gentages.

Såfremt en revisor bliver inddraget tidligt i processen, kan vedkommende medvirke til at tilrettelægge effektive forretningsgange og rådgive om eventets økonomiske udvikling. Der kan desuden være krav fra sponsorer eller andre interessenter om tilbagerapportering om særlige forhold – fx antal deltagere, solgte produkter eller særlige udgifter. I kan også selv have opstillet nogle mål, som der efterfølgende skal følges op på. Det kan derfor være nødvendigt at etablere en supplerende informationsopsamling.

Hvis I har lavet et event, som I forventer at kunne gentage, bør I i forbindelse med regnskabsaflæggelsen evaluere på eventets gennemførsel i et økonomisk perspektiv. Internt er det vigtigt at måle, om budgettet blev overholdt, hvilke områder der ikke holdt – og at lære af disse erfaringer. Eksternt er det (som oftest) vigtigt at formidle det økonomiske resultat af eventet overfor samarbejdspartnere, medvirkende og offentligheden generelt.

En god evaluering fokuserer både på de positive og de negative erfaringer og kommer med bud på, hvorfor det gik, som det gik.