GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Tjek på økonomien

Hvordan laver jeg et budget?

Budgettet er det grundlæggende økonomiske styringsværktøj for eventet.

Det er her, du skaber overblik over jeres forventede indtægter og udgifter og ser, hvornår du skal bruge penge til at betale regninger.

Lav budgettet så tidligt som muligt i planlægningsfasen – gerne som næste skridt lige efter, at idéen til eventet er opstået. Vi anbefaler, at budgettet revideres løbende, og at I bruger det som styringsredskab i planlægningen og til evalueringen af eventet.

Se linket nedenfor til vores værktøjskasse, hvor I kan downloade en budgetskabelon.

VÆR REALISTISK

Hvordan laver jeg et budget?

Opstil alle de forventede indtægter og udgifter, som kommer i løbet af forberedelserne og afviklingen af eventet. Vurder på hver enkelt post, hvad den koster og/eller kan give af indtægt – alt afhængigt af, om det går godt eller skidt (Det er en god ide at tænke både i best og worst case). Det medvirker til at give et reelt og gennemskueligt beslutningsgrundlag.

Anvend altid en bruttobetragtning – det vil sige, at alle tænkelige indtægter og udgifter indgår i budgettet. Et eksempel kan være sponsoraftaler, hvor budgettet bør indeholde et estimat af værdien af sponsor-ydelsen – i modsætning til blot at udelade denne post fra budgettet. Det skaber nemlig et fuldt overblik over de konsekvenser, eventuelle ændringer i forudsætningerne kan have – fx hvis en forventet sponsoraftale ryger i vasken, og man selv må afholde den pågældende udgift.

Udspecificer budgettet, så alle underaktiviteter har deres egen poster. Ret posterne til i takt med, at du får konkret viden om de forskellige poster. Afsæt gerne 5-10% i budgettet til uforudsete udgifter – udover diverseposten.

Ved at opbygge budgettet i et regneark, kan du let skabe overblik og få ændringer i underbudgetter til at slå igennem på hovedbudgettet.

Pas på ikke at overvurdere indtægter eller undervurdere udgifter. Vær opmærksom på, at de fleste underskud i forbindelse med afviklingen af et event opstår på grund af tre ting i forbindelse med budgetteringen:

  • Overvurdering af antallet af deltagere
  • Overvurdering af indtægter fra sponsorater
  • Undervurdering af udgifterne til opstilling og transport

Det er også vigtigt for jer at vide, hvilke udgifter der er variable i forhold til deltagerantal, og hvilke der er faste – uanset, hvor mange der kommer til eventet. Her kan I med fordel lave forskellige scenarier for deltagerpris og forventet antal deltagere. På den måde kan kan I se, hvor jeres nulpunkt for indtjening ligger. 

Nedenfor kan du ses, hvilke poster I bør overveje til jeres budget:

Budget poster

Indtægter

I budgettet skal der være indtægter, der kan betale de aktiviteter og det forbrug, der er under jeres event.

Forslag til indtægtsposter kan være:

- Billetter

- Overnatning

- Salg af mad og drikke

- Sponsorer

- Tilskud fra kommune, fonde eller andre puljer

- Diverse

 

Udgifter

Denne post dækker en lang række af de udgifter, der kan være før, under og efter afviklingen af jeres event – fx:

- Personale (Løn og mødeudgifter)

- Sekretariat (Kontorartikler, leje af lokaler og telefon/internet)

- Frivillige/Medhjælpere (Honorar til foreninger, gaver)

- Beklædning

- Kommune (Godkendelser)

- Vagter

- Eventsted (Leje af lokaler, KODA/Gramex, IT, AV, rengøring, scene, udsmykning m.m.)

- Transport (Ledelse, kunstnere, frivillige og publikum)

- Hospitality (Bespisning af frivillige, VIP-events, sponsorarrangement m.m.)

- Fest for frivillige (Musik, middag m.m.)

- Indkvartering (Artister, presse, frivillige og ledelse)

- Forplejning (Artister, presse, frivillige og ledelse)

- PR/Markedsføring (Hjemmeside, logo, radio/TV-reklame, print m.m.)

- Madboder/Barer (Varekøb)

- Merchandise (Tøj, souvenirs m.m.)

- Forsikring

- Revision

- Uforudsete udgifter (Sæt altid 5-10% af det samlede budget fra til denne post)

Løbende opfølgning

Med den gode økonomistyring opdaterer I budgettet undervejs i forberedelserne, og I registrerer udgifter og indtægter løbende. Det er vigtigt, at I bruger en kontoplan for udgifter og indtægter, der kan sammenlignes direkte med jeres forventning til budgettet. I bør kontere bilag efter en instruks, så udgifter og indtægter registreres på de rigtige konti. Med rettidig og korrekt registrering af indtægter og udgifter bliver bogføringen et validt beslutningsgrundlag for jer i projektforløbet. Når I følger op løbende og præcist, giver det jer også et godt grundlag for at udarbejde et regnskab, når eventet er afviklet.

Det er vigtigt at beskrive og herefter følge forretningsgangene for eventets økonomi. Det vedrører spørgsmål som fx:

  • Hvem kan godkende udgifter?
  • Hvem kan betale regninger?
  • Hvem kan hæve penge på eventets bankkonto?

Vær opmærksom på faresignaler, hvor budgettet ser ud til at skride. Det kan eksempelvis være, hvis en stor andel af budgettet er opbrugt tidligt, hvis indtægterne ikke kommer ind som forventet, eller hvis der opstår uforudsete udgifter.

Forbered jer på, hvilke handlinger I skal tage i brug, og hvem der skal informeres, hvis en sådan situation opstår.