GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Tjek på økonomien

Håndtering af penge ved eventet

Ved langt de fleste events vil der være behov for at håndtere betalinger fra gæsterne både før og under afviklingen.

Betaling for adgangsbilletter, indkvartering m.m. bør så vidt muligt afregnes inden gæsterne ankommer. Det giver arrangøren tid til at registrere deltagerne og samtidig giver det penge til brug for betaling af udgifterne op til eventets start.

Der findes flere hjemmesider, der tilbyder salg af billetter og indkvartering. Nogle løsninger er meget simple og kan endda være gratis, hvilket vi anbefaler til det lille event.

Ved større offentlige events kan I med fordel vælge en af de store udbydere, da de har ekspertisen til korrekt rådgivning i salgsfasen. De har også har daglig trafik på deres sider, der kan give opmærksomhed omkring jeres event. Disse udbydere tager et gebyr pr. billet, som skal indregnes i budgettet, hvis det ikke betales af deltagerne ved transaktionen.

Ved anvendelse af bankoverførsler til forhåndsindbetalinger skal I som arrangører sikre jer, at I kan identificere indbetalingen med indbetaler. Er der mulighed for onlinebetaling via kredit/betalingskort (gerne direkte fra link på en onlinetilmelding), kan I opnå en smidig tilmelding og indbetaling.

Nedenfor har vi lavet en oversigt med de mest almindelige betalingstyper ved events:

Typer af betalingsmidler

Kreditkort

Kreditkortet er stadig den mest udbredte betalingsform i dag, og selvom der efterhånden er kommet mange nye smarte mobilløsninger, vil der ofte være behov for at udbyde denne form for betalingsløsning ved afviklingen af de fleste events. De mest udbredte kort i Danmark er:

- Dankort

- Visa/Dankort

- Mastercard

Kortterminaler kan lejes hos mange udbydere, både i kort og længere tid. De findes med forskellige muligheder, men husk at tage stilling til, om I både vil tilbyde almindelig kortbetaling og mobilløsninger. Det kræver nemlig forskellige typer af terminaler. Det gælder f.eks. hvis man vil tilbyde Apple Pay og Google Pay, som kræver en terminal med kontaktløs betaling.

For at kunne bruge sin kortterminal skal man have en såkaldt "indløsningsaftale" hos Nets eller Bambora. Det kræver et CVR-nummer for at få en indløsningsaftale, så hvis I ikke har det, skal der oprettes en forening eller virksomhed til eventet.

Find mere info på:

Nets hjemmeside: https://www.nets.eu/dk/payments/i-butik/indlosningsaftale/

Bambora hjemmeside: https://www.bambora.com/da/dk/butik/indlosningsaftale/

Oprettelse af virksomhed eller forening: https://indberet.virk.dk/

Kontanter

Kontanter kan ved små events godt håndteres med simple løsninger, såsom pengekasser med et kendt antal byttepenge.

Ved større events vil vi anbefale, at efter behov lejer et antal kasseapparater til elektronisk registrering af alle transaktioner, der bliver foretaget i den enkelte salgsbod.

Ved kontante betalinger er der størst risiko for svind, så man bør som arrangør være meget opmærksom på, hvem og hvordan kontanterne håndteres i de enkelte salgsboder. I bør udpege en myndig og særligt ansvarsfuld person til at holde styr på pengene. Samtidig er det vigtigt, at der med jævne mellemrum hentes kontanter fra salgsboden, og at de placeres i et pengeskab eller på et andet sikret sted.

Mobilepay

Betalinger via mobilen er med rekordfart blevet en af danskernes foretrukne betalingsformer. Det er nemt, fordi gæsterne altid har deres mobiltelefon på sig – og så er det hurtigt klaret med indtastning af beløb og telefonnummer til modtageren.

Ligesom med kortterminalerne kræver det et CVR-nummer for at kunne tilmelde sig en betalingsløsning med Mobilepay. Herefter modtager du et MyShop-nummer, og gæsterne kan herefter overføre deres betalinger via en app på mobilen.

Vær opmærksom på, at der opkræves et gebyr på ca. 75 øre pr. transaktion foretaget af en gæst via Mobilepay.

Nedenfor findes der mere info om oprettelse på Mobilepay's hjemmeside:

https://www.mobilepay.dk/erhverv/fysiske-butikker/mobilepay-myshop

NFC-løsning (Betaling med chip på fx armbånd)

Ved større events med mange små transaktioner, og hvor deltagerne har individuelle adgangskort/armbånd, kan I med fordel undersøge mulighederne for at have en NFC-chip som betalingsform.

Publikum indsætter penge på chippen via nettet eller en app, og herefter kan de nemt betale for fx øl og mad på festivalen. Og ofte helt uden at være afhængig af, om der findes mobilnet eller WI-FI i området.

NCF-chippen anvendes i dag på lang de fleste store events og festivaler for at minimere kontanterne i de enkelte salgsboder. Det mindsker også risikoen for svind.

Kasseapparat/Kasse systemer

Ved større events vil vi anbefale, at man efter behov lejer et antal kasseapparater til elektronisk registrering af alle transaktioner, der bliver foretaget i den enkelte salgsbod. Kasseapparaterne findes i dag ofte med touchskærme og er simple at betjene ved alle former for betalingsmåder.

Udlejere kan nemt findes på nettet, og der findes mange løsninger og priser for leje inden for området. For at få styr på denne del af afviklingen på den mest smidige måde anbefaler vi at bruge samme udlejer af både kasseapparater og kortterminaler.

Forhør dig gerne om andres erfaringer inden valget af udlejer, så du føler dig sikker på, at løsningen holder under hele afviklingen. Der er nemlig ikke noget værre end kassesystemer eller dankortterminaler, der ikke virker. Det kan skade omsætningen og dermed det endelige økonomiske resultat, og det kan give gæsterne en dårlig serviceoplevelse.