GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Styr på bemandingen

Håndbog til frivillige og professionelle medarbejdere

Det er en god ide at lave en udførlig håndbog med alle de vigtigste oplysninger om jeres event.

Vi anbefaler, I laver en håndbog eller guide med alle de tænkelige informationer, der kan lette kommunikationen og minimere spørgsmål fra de frivillige undervejs. Det er især vigtigt ved store events med mange medhjælpere.

Herunder finder du et godt eksempel, som er lavet til World Rowing Masters Regatta 2016 – den er meget professionel og kommunikerer til brugerne i et let forståeligt sprog.

Håndbogen indeholder alt fra generelle info, forventninger til den frivillige, sikkerhedsregler, transport, oversigtskort, m.m. Den udleveres til de frivillige, inden selve eventet afvikles, så de kan nå at læse den igennem og stille eventuelle yderligere spørgsmål, inden opgavernes skal udføres.

På Smukfest anvender man en app til at kommunikere sin "Grønspættebog" til alle de frivillige medhjælpere. Smukfest kan løbende opdatere app'en og sikre, at ingen frivillige har gamle eller forkerte informationer fra en tidligere version af håndbogen – og det er nemt for den frivillige at finde informationer.

Det samme kan man naturligvis ikke gøre som lille eventarrangør. Men den kan godt inspirere til at gøre kommunikationen med medhjælperne mere aktiv, fyldestgørende og tilgængelig på pladsen.

Det gode eksempel en håndbog til de frivillige