GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Styr på bemandingen

Frivillige medarbejdere

Der er både muligheder og udfordringer forbundet med at lade frivillige løse nogle af opgaverne.

Hvor og hvordan skaffer jeg frivillige?

Det kan være en svær opgave at rekruttere frivillige. Det er meget tidskrævende, og hvor finder du mennesker, som vil arbejde for dit arrangement på frivillig basis? Oftest skal du leder efter disse personer i dit eget netværk, men du kan hurtigt komme til kort og mangle kvalificerede personer. 

Derfor kan det være nødvendigt at søge eksternt. I mange sportsklubber er der fx et antal personer, der arbejder frivilligt for deres forening. Disse frivillige kan “lånes ud” mod, at du betaler et passende beløb til klubkassen. Pengene går ubeskåret til foreningen, og de går oftest til investering i nye muligheder for medlemmerne. Vi anbefaler, at du kontakter formanden i de lokale foreninger for at afdække mulighederne i dit nærområde.

Vær opmærksom på din rolle som leder, når det omhandler frivillighed!

Mennesker vælger at arbejde frivilligt ud fra relationen til en eller flere af de nedenstående:

  • Eventet (sagen)
  • Lederen
  • Andre frivillige

Af natur gør vi mennesker sjældent en indsats uden en personlig eller materiel gevinst. Når det handler om frivillighed, skal motivationen baseres på mening og formål. Det kræver en passioneret leder, der går forrest med en klar vision for eventet, som folk får lyst til at følge. 

Respekt og empati er – som i mange andre henseender – væsentlige i lederskab. Ha' altid øje for, at folk gør det af egen fri vilje og juster forventninger herefter. Man kan nå langt ved at være tydelig, struktureret og kommunikere sine forventninger klart. Det skaber tryghed for mennesker at kende deres rolle og forpligtelser. 

Nedenfor beskriver vi, hvilke fordele og ulemper der er ved at benytte frivillige som arbejdskraft:

Fordelene kan være

  • at frivillige ofte er ildsjæle, der brænder for eventets formål
  • at frivillige bidrager med mange forskellige kompetencer
  • at frivillige tilfører en positiv dynamik til eventet
  • at gode frivillige er meget billigere end professionelle

Udfordringerne kan være

  • at man ikke kan finde frivillige nok
  • at den frivillige mangler erfaring med opgaven eller dens omfang
  • at frivillige nøglepersoner kan blive syge og springe fra i sidste øjeblik
  • at du selv skal tage et stort ansvar for udførelse af opgaven – især med præcis og rettidig kommunikation for, hvordan og hvornår opgaven skal udføres

VAGTPLANEN

Når der er overblik over alle opgaver, og den bemanding de kræver før, under og efter eventet, skal I lave en vagtplan. Vagtplanen sikrer, at alle ved, hvad I forventer af dem – og hvornår. En overskuelig vagtplan gør det også lettere for jer at lave ændringer undervejs. 

Ofte er den hurtigste vej til at skabe et overblik over tidspunkter, opgaver og behov for bemanding en samlet plan i et Excel- eller Word-dokument.

Til den mere avancerede og interaktive styring af vagtplanen anbefaler vi, at I benytter en af de mange gode digitale løsninger, der kan findes på nettet. Der er flere firmaer, der udbyder diverse programmer og apps til at styre vagtplanen og dermed samtidig den frivilliges tilmelding til vagter.

Nedenfor finder du et eksempel på en simpel vagtplan, som kan bruges til de fleste events.