GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Transport og parkering

Tag højde for, hvordan folk kommer til og fra eventet.

Når I forbereder eventet, skal I vurdere, hvordan gæsterne kommer til og fra jeres event. Hvis I har flere lokaliteter med aktiviteter, så skal I overveje, hvordan gæsterne mest hensigtsmæssigt kan bevæge sig mellem stederne.

Alt efter eventtypen, og om det foregår over en eller flere dage, vil publikum vælge forskellige måder at komme til og fra eventet på. Ved en-dags events vælger folk typisk bil, bus, taxa og tog – og de som bor i nærheden vil gå eller cykle til lokationen.

Hvis der serveres alkohol, vil flere fravælge bil og søge mod andre transportformer. Det betyder samtidig, at I kan minimere behovet for parkeringspladser.

Nedenfor findes de forskellige former for transport, der typisk benyttes:

Transportformer

Til fods eller på cykel

Gæster, der ankommer til fods eller på cykel, kræver sjældent de store praktiske forberedelser, men vær alligevel opmærksom, hvis det er oplagt at cykle til stedet, at der er lavet et område til cykelparkering.

I bil

Kommer gæsterne i bil, skal der laves et passende antal parkeringspladser.

Det er svært at vurdere præcis, hvor mange parkeringspladser der skal bruges, men en tommelfinger regel er, at gæster ofte er 3-4 personer om 1 parkeringsplads. Så kommer der 1.000 gæster skal man beregne 250 -350 parkeringspladser.

Se mere info i teksten nedenfor.

Med bus (bybus eller shuttlebus)

 

Gæsterne kan også vælge at tage den offentlige transport med bus, eller hvis der er indsat shuttle-busser fra parkeringsområder. Som arrangør skal man vurdere om de offentlige busser kører tæt nok på event pladsen, eller man skal søge om at få indsat et ekstra stop på udvalgte ruter i selve eventperioden. Dette kan man søge om hos det lokale busselskab. Hvis man kan få lavet et særligt stop eller har shuttle-busser bør man få indrettet en busholdeplads, som ligger i kort afstand fra eventpladsen.

I taxa

Hvis der serveres alkohol eller gæster kommer udenbys fra, så bør man sikre et passende antal taxaer, der er tilgængelige for gæsterne i eventperioden. Ofte ender det nemlig med en negativ oplevelse, at taxaen ikke kommer hurtigt nok (Gæsterne kommer for sent) eller der helt mangler taxaer, så man må finde alternativ transport i sidste øjeblik.

Hvis man tager tidligt fat i den lokale taxavognmand kan man lave en plan for, hvor mange taxaer der vil være tilgængelige i området før og efter eventet. Det kan være med til at løse den situation, der næsten altid vil opstå, når publikum bare gerne vil hjem og ikke gider at stå og vente for længe på en taxa.

I nærheden af ind-/udgangen kan der derfor også med fordel indrettes en taxa holdeplads, så gæsterne nemt kan komme ud i en taxa og hjem igen. 

Med tog

Hvis eventet afholdes i en by med togstation, så er der også gode muligheder for at skabe en sikker og billig transportform for gæsterne. Og ligger stationen et stykke væk fra event området, så kan man indsætte shuttle-busser, der kan køre gæsterne direkte ind på pladsen.

Aflæsning / Drop-off zone

Det kan være en god ide at lave en såkaldt "drop-off zone" til gæster, der bliver kørt af andre eller ankommer i taxa. På den måde kan aflæsning/udstigning begrænses til 2-5 minutter, så der hurtigt bliver plads til næste vogn. Dette kan være meget praktisk ved events, hvor I har begrænset parkeringsplads tæt ved eventpladsen.

Parkering

Sørg for, at der er rigeligt med parkeringspladser i området. Hvis publikum ikke har tilstrækkeligt med parkeringspladser, vælger nogle (pga. tidspres eller dovenskab) at smide bilen på steder, hvor det er ulovligt at parkere. Det er derfor afgørende for et godt event – og for hensynet til evt. naboer – at I laver en god plan for, hvor gæsterne kan parkere, og at I kommunikerer det tydeligt både før og under eventet.

Hvis I ikke kan skabe tilstrækkeligt med parkeringspladser i nærheden, kan I lave en ekstern parkeringsplads på et afsides sted og indsætte shuttle-busser, der kører gæsterne til og fra eventpladsen. Shuttle-busser er dog en dyr service, der kun er rentabel ved meget store events eller ved events over flere dage, hvor gæsterne ikke skal ud at køre. 

Parkeringsvagter

Uanset hvor mange parkeringspladser der findes ved eventet, vil der nok altid opstå lidt trafik-/parkeringskaos. Derfor er det en god ide at have en stærk gruppe af trænede parkeringsvagter.

Ved mindre events kan man ofte bruge frivillige til at styre trafikken, men ved større opgaver anbefaler vi at bruge et vagtselskab eller lignende, der har specialiseret sig i opgaven. Ved meget omfattende events kan man via politiet søge hjælp fra Hjemmeværnet. 

Vagternes opgaver er typisk at opstille skilte på strategiske steder med anvisning mod parkeringspladserne samt at dirigere biler eller campingvogne, så pladsen udnyttes optimalt.