GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Salg af billetter

Den første og vigtigste del for at få gæster til dit eventet er, at du sælger billetter. Læs mere her.

Der er mange muligheder for billetsalg, og især nettet tilbyder gode kanaler. Alt fra gratis portaler, hvor man selv skal sørge for at skabe opmærksomhed omkring sit event – til de kendte udbydere med store kundedatabaser, der kan hjælpe med markedsføringen.

Ved det lille event kan man som arrangør med fordel spare udgifterne til en dyr portal og i stedet kigge på de gratis muligheder, der findes. På den måde kan du i stedet bruge dine penge penge på fx markedsføring via sociale medier.

Er man meget afhængig af mange deltagere pga. en dyr fast omkostning, kan det ofte betale sig at vælge den kendte udbyder og hermed bruge deres netværk i jagten på et stort publikum.

Vigtige overvejelser i billetsalget

  • Billetpris – hvad vil folk give for at deltage?
  • Hvornår sker udbetalingen af penge for billetsalget?
  • Hvad gør I, hvis I ikke sælger nok billetter?
Ha' overkommelige billetpriser og hold udvalget simpelt

Billetpriser

Prisen på billetter er meget forskellig afhængig af eventet. Har man fx har en stor dyr omkostning (artister, udstyr eller lokation), vil det få betydning for billetprisen. Ofte kan man kigge rundt på nettet og finde ud af, hvad lignende events eller koncerter koster. Så man kan finde frem til en fornuftig markedspris, som man kan forvente folk vil betale for.

I dag koster det over 1000 kr. for at deltage i selv mindre festivaler og typisk mellem 250-800 kr. for koncertbilletter.

Prisfastsættelse skal ske på baggrund af faktuel viden om:

  • de variable omkostninger pr. billet.
  • det antal gæster, I forventer.
  • en kalkulation af de faste omkostninger pr. billet. 

De variable udgifter forbliver de samme uanset, hvor mange billetter I sælger, mens de faste udgifter falder, jo flere billetter I sælger!

Så jeres øvelse er her at skabe en nulpunktsomsætning, hvor pris på billetter og udgifter til eventet hænger sammen, og så arbejde ud fra det. Hvis I i denne fase ikke kan se muligheden for at skabe overskud, bør I enten stoppe det videre arbejde, omprioritere aktiviteter eller hvis muligt at søge støtte fra kulturfonde, sponsorer m.m.

Billettyper

Der kan være mange variationer af billettyper. Her gælder det om, at I organiserer det så enkelt og logisk som muligt, så publikum har nemt ved at finde ud af, hvad de får for deres penge.

Det kan være spændende at tilbyde mange forskellige muligheder for at give flere oplevelser. Men det kan også betyde, at folk vælger eventet fra, fordi de har svært ved at overskue deres muligheder for at købe billet.

Hvis I afholder et en-dags event eller en enkeltstående koncerter, bør det ofte være rigeligt med en slags billet. En mulighed er også at udbyde billetter til fx A-, B- og C-placering til forskellige tilskuerpladser – eller en VIP-pakke med eksempelvis middag inkluderet i prisen. Det skal I vurdere i forhold til eventets type, det publikum I henvender jer til, og de muligheder I har for afvikling.

Ved festivaler eller events med flere aktiviteter kan der godt være behov for mange forskellige billetter til fx:

  • Partout (Adgang alle dage)
  • En-dags billetter
  • Overnatning
  • Aktivitetsbilletter
  • Mad- og drikkebilletter

Her skal I igen vurdere, hvilket indhold I sælger under de forskellige billettyper. Nogle steder kan man godt sælge billetter med både event, overnatning og bespisning, mens andre steder har valgt at sælge de forskellige aktiviteter separat. Som arrangører skal I vurdere det, men igen sikre den simpleste løsning, der kan passe godt til eventet og dets publikum.

Udbetaling af penge fra billetsalg

Når I har sat billetter til salg, skal der gerne komme penge ind på kontoen. Det gør der bare ikke altid lige med det samme hos alle udbydere. Derfor skal I vælge udbyder på baggrund af jeres økonomiske grundlag. Nogle udbydere udbetaler omsætningen ved opgørelse pr. måned – andre udbetaler først, når eventet er overstået. Det skal I være meget opmærksomme på, inden I træffer jeres valg.

Har I likviditet (penge) nok til at betale de leverandører, der kræver forudbetaling før eventet, så kan I godt vente med udbetaling af jeres omsætning. Hvis ikke, anbefaler vi, at vælge en udbyder, der udbetaler omsætningen løbende frem mod selve afviklingen.

Vær opmærksom på!

  • Lav altid aftaler med leverandører, der kan opsiges, hvis billetsalget svigter
  • Få løbende status fra salgsudbyder på antal solgte billetter
  • Hvis salget svigter, så tag tidligt fat i leverandørerne og lav nødplaner, hvis ikke salget bliver bedre
  • Intensivér markedsføringen på tidspunkter, hvor folk er modtagelige for inputs
  • Stop i tide, hvis det ikke går – hellere aflyse og redde økonomien, end at gå konkurs