GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Overnatning

Skal eventet vare flere dage? Så er overnatning en praktisk service, der både skabe convenience, nærhed og en helt speciel stemning blandt publikum.

Hvor mange gæster skal overnatte, før det kan betale sig økonomisk?

Hvis I vil tilbyde overnatning i forbindelse med jeres event/festival, skal I beslutte, om I selv vil stå for tilbuddet, eller det udliciteres til nærliggende hoteller, vandrehjem etc. Uanset hvad I vælger, er det en vigtig del af planlægningen – og I skal først og fremmest være sikre på, at der overhovedet er interesse blandt publikum for at overnatte.

Vælger I selv at skabe overnatningsmuligheder i forbindelse med området for jeres event, skal I overveje forhold for de forskellige overnatningstyper, priser samt sikkerhed for jeres gæster. Områder med overnattende personer, skal altid indhegnes, og I skal regne denne udgift med i budgettet.

Det vil ofte være netop en grundig økonomisk beregning, der afgør, om det kan betale sig at tilbyde logi eller ej. Det kan hurtigt blive dyrt, hvis deltagerne ikke vil købe overnatning.

Typer af overnatning

Telt

Den simpleste og billigste form for overnatning er telt. Man kan lave mange teltpladser på et begrænset areal, og desuden er der meget få krav til faciliteter. Ofte skal I blot tilbyde toiletvogne og evt. badefaciliteter nær teltene.

Teltpladser kræver en beredskabsplan med oversigt over opstillingen inkl. brandbælter og flugtveje.

Campingvogn

En anden og lidt mere avanceret form for overnatning er campingvognen. Her kan man enten leje campingvogne, der er opstillet for gæsterne ved ankomst eller også kan gæsterne selv medbringe deres egen campingvogn.

Øvelsen med salg af plads med eller uden vogn og optegning af selve pladsinddelingen er den samme, men det kræver lidt forskelligt at afvikle de to typer. Ved salg med vogn skal der lejes vogne, og de skal opstilles i dagene op til eventet, hvorimod salg, hvor gæsterne selv medbringer deres egen vogn, kræver stor parkeringskoordinering under og efter eventet.

Det er vigtigt, at der i planen for denne overnatningsmulighed tages højde for tilgang til strøm og vand, samt parkering af biler i nærheden eller uden for pladsen.

Desuden skal der også laves en beredskabsplan med optegning af pladsen, og den skal forud for eventet godkendes af de lokale brandmyndigheder.

Beboelsesvogne

En anden form for "campingvogn" er beboelsesvogne. Man kan ved de fleste udlejere af eventmateriel leje disse vogne med 2-8 sovepladser. Disse vogne er typisk indrettet med simple sovepladser og skabe, men kan også fås i mere luksus udgaver, hvor der findes køkken, toilet og bad.

Regler for opstilling er de samme som for campingvogne, dvs. 3 meters afstand i mellem hver vogn, og der skal desuden være en godkendt beredskabsplan.

Vandrehjem

En simpel og typisk billig "hotel" løsning med alle de samme faciliteter, dog i en mere simpel version, er vandrehjemmet. Ofte er der ikke bad eller køkken på værelserne, men i stedet fælles områder, der deles med andre gæster på vandrehjemmet.

Her anbefales det at forhåndsreservere værelser, hvis man ønsker at sælge det som en del af overnatningsmulighederne ved eventet. Alternativt kan også henvise til at booke overnatning direkte hos vandrehjemmet.

Hotel

Den mest luksuriøse form og samtidig typisk den dyreste er et hotelværelse. Her får gæsterne eget toilet og bad, samt en god seng at sove i. Hvis det tilbydes som en del af overnatningsmulighederne vil det kræve en aftale med de lokaler hoteller i området, og typisk en forhåndsreservering på et forventet antal værelser.

Man kan også blot henvise til hotellerne uden at tage ansvar for at sikre pladsen. Dette kan dog være risikabelt, hvis man afholder eventet samtidig med andre store begivenheder i byen, som f.eks bryllupper, messer eller andre begivenheder på samme dage.

Hvis I selv vælger at udbyde overnatningsmuligheder, skal de tænkes ind i prissætningen af billettyper. En god ide er at lave pakkeløsninger med både adgang og overnatning i samme billet.

Opstilling af campingarealer kræver en tilladelse fra brandmyndighederne, og i ansøgningen skal I beskrive følgende:

  • Flugtveje – herunder flugtvejsskiltes placering
  • Brandslukningsmateriel
  • Brandveje og friområder
  • Affaldscontainere
  • Depoter for F-gas
  • Brandskel

Ved arrangementer, der indeholder camping, har arrangøren en pligt til at indhegne området, så ingen uvedkommende får adgang til telte eller campingvogne. Arrangøren skal også sørge for, at der til enhver tid er fornødent vagtpersonale på området til at sikre, at ordensreglerne bliver overholdt. Samtidig må der ikke bruges åben ild på steder, der ikke er godkendt til formålet, og flugtveje skal holdes frie for telte m.m.

Hvis teltene placeres med en indbyrdes afstand på mindst 3 meter, må de enkelte områder have en størrelse på maks. 1000 m2. Det kan imidlertid være vanskeligt at overholde afstandskravet på 3 meter, og derfor er det tilladt, at teltene placeres uden indbyrdes afstandskrav mod, at hvert teltområde ikke overstiger 500 m2.

I områder med campingvogne er det ikke muligt at fravige afstandskravet på 3 meter mellem camping-enhederne, og området må ikke overstige 500 m2.

Hvert teltområde skal være omgivet af friarealer på mindst 5 meter. Dog skal friarealet være mindst 10 meter, hvis et teltområde grænser op til en kogeplads (midlertidigt køkken).

Der er ofte en lang sagsbehandlingstid på godkendelser fra brandmyndighederne, og man bør derfor være ude i god tid (gerne 6-9 måneder inden selve afviklingen) for at være sikker på at få en godkendelse.

Som en slags "forsikring" bør man lave en ansvarsfraskrivelse i salget af billet med overnatning, hvis man ikke får godkendelse til camping under eventet. I så fald kan man refundere pengene og blot sælge adgangsbilletter til eventet.

Husk at...

  • have campingvagter til at styre pladsen og skabe en tryg stemning
  • sikre strøm og vand til campingvogne
  • der skal være rigeligt med toiletter, og at de bliver rengjort og tømt ofte
  • skabe gode faciliteter for at gæsterne kan komme i bad