GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Mad og drikke

Had vil du tilbyde dit publikum at drikke og spise? Her er en vigtig og ofte dyr post ved dit event, som samtidig kan spille en vigtig rolle for, hvordan dit event huskes.

Her er et meget vigtigt punkt i forberedelserne til dit event. Nemlig udvalg, salg og håndtering af salg af mad og drikkevarer. Prøv at først besvare følgende spørgsmål:

  • Hvilken mad og drikke passer til jeres publikum og eventtype?
  • Skal publikum købe forplejning, eller skal det inkluderes i billetprisen?
  • Hvad er reglerne (lovgivningen) for håndtering af mad?
  • Kræver det en alkoholbevilling, og skal I være opmærksomme på aldersgrænse?
  • Skal der bruges kølefaciliteter til opbevaring og afkøling af mad og drikkevarer?

Hvis du vil sælge mad og drikke fra fx en cykel, madvogn eller markedsbod – fx kaffe, pandekager, eller sandwiches – så skal din virksomhed registreres hos Fødevarestyrelsen. Du bør også undersøge, om du skal have en tilladelse hos kommunen.

En nemmere løsning kan være at lade et firma, der i forvejen er godkendt af fødevarestyrelsen, stå for salg af mad og drikkevarer. Det gør, at jeres indtjeningsmuligheder minimeres, men i stedet fjerner I en meget krævende post fra planlægningen.

Forplejning til artister og personale

Det er også vigtigt, at huske forplejning til evt. artister og medhjælpere, når eventet skal planlægges. Man kan hurtigt komme til at fokusere på at sikre publikums behov, men det er af enorm stor betydning, at der også er tænkt på alle dem, der skal afvikle eventet.

Nogle artister (primært store kunstnere) har en såkaldt "Rider", der beskriver deres forventning til mad og drikke under deres aktivitet. Det skal overholdes, da det er en del af kontrakten med artisterne.

For de frivillige og professionelle medhjælpere er det vigtigt med en samlet plan for antal personer og på hvilke tidspunkter, de skal bespises. Lav derfor en plan for, hvad de skal spise og drikke, og hvor og hvordan det skal afvikles.

En nem mulighed er at lave aftaler med de madudbydere, der i forvejen er på pladsen om, at medhjælperne mod aflevering af særlige billetter kan få et måltid og noget at drikke. Alternativt kan I oprette et bespisningsområde bag scenen eller i separate lokaler, hvor det kun er de frivillige og medhjælperne, der kan komme for at få et måltid. Husk at inkludere denne udgift i budgettet, da det kan blive en dyr post at glemme.