GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Logistik og lager

Det kræver typisk en masse kørsel af materiel og opbevaring af store varemængder, når I skal afvikle et større event.

Som arrangør ikke må du undervurdere opgaven med logistik og lagerplads. Her ligger der nemlig en hel del koordinering – især mellem leverandører og transportører – så I sikrer, at varer og materiel kommer til tiden og på den rigtige lokation. 

Ofte har de enkelte leverandører selv aftaler med transportørerne omkring leveringen, men der ligger et meget vigtigt arbejde i at få det koordineret. Her bør I finde en ansvarlig, der har erfaring med logistikhåndtering.

I den ansvarliges opgavebeskrivelse ligger fx følgende opgaver:

  • Koordinering af transport
  • Håndtering og opsætning af materiel på lokationen
  • Projekthåndtering og support under afvikling af event
  • Monitorering af forsendelser inkl. specialforsendelser (fx køleprodukter eller skrøbeligt gods)
  • Budgetkontrol for logistikopgaver

Alt efter hvor stort eventet er, kan I også vælge at udlicitere logistikken til et firma, der er specialiseret inden for området. Det skal I vurdere ud fra jeres økonomi og de kompetencer, I har til rådighed internt.

Spørgsmål for at sikre en god lagerstyring

  • Hvor meget lagerplads skal I bruge?
  • Hvor skal lageret være?
  • Hvordan lejer man en lagerplads?
  • Hvad gør jeg, hvis jeg skal opbevare fødevarer i flere dage?
  • Må jeg selv køre rundt med mit lager?
Husk at forsikre dit varelager mod brand og tyveri!

I skal vurdere behovet for lagerplads ud fra det materiel og varekøb, I har brug for til eventet. Ofte kan leverandøren angive, hvor meget godset fylder i m3 (kubikmeter). Dvs. om det er pakket på paller (standard EU-paller eller specielle paller), hvor højt det er pakket og varernes vægt.

Herefter kan I begynde at beregne, hvor meget det samlede indkøb kommer til at fylde og derefter planlægge jeres behov for lagerplads før, under og efter eventet.

De fleste produkter kan opbevares midlertidigt i enten lejede containere eller på lagerhoteller, når blot der er frostfrit. Hvis varer eller materiel kræver speciel opbevaring, vil det ofte være angivet i kontrakten. I skal derfor sikre korrekt opbevaring for at undgå ødelagte varer eller materiel – fx fødevarer, der skal opbevares i enten køle- eller frysecontainere.

Hvis I lejer en container til opbevaring, er det vigtigt, at den placeres centralt på eventpladsen, hvor den står mindst muligt i vejen, men samtidig giver let adgang for både medhjælpere og evt. trucks. Hvis der er adgang for trucks, og det er muligt at køre rundt med varer til eventområdet, så skal føreren have et godkendt truckcertifikat.

I skal desuden huske at tegne en forsikring mod brand og tyveri. Hvis uheldet er ude, er en lejet container arrangørens ansvar. Det kan godt blive en dyr affære, hvis hele varelageret forsvinder om natten, og derfor vi anbefaler jer at forsikre jer, så lageret evt. kan erstattes.