GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Skab de bedste rammer

Information til publikum

En stor del af et vellykket event er klar og synlig kommunikation. Så kan gæsterne opleve, at de let og hurtigt kan finde rundt og se, hvor de kan spørge om hjælp.

Information til gæsterne er vigtig for, at de føler sig trygge og nemt finder rundt på eventpladsen. Det gælder både inden de ankommer, når de ankommer, mens de er på pladsen, og når de forlader området igen.

Det er en vigtig opgave for arrangører og medhjælpere, så I bør tage stilling til følgende punkter:

Informationer før og under eventet

Hvordan får publikum adgang til informationer før eventet?

Hvis I har indhentet mailadresser på publikum, kan I sende en mail med vigtige informationer på forhånd. Mails kan dog ind i mellem forsvinde i spamfilteret eller mængden af andre beskeder. Så bør I vurdere, om de skal suppleres med en hjemmeside – eller en app – som hele tiden giver adgang til de praktiske informationer.

Hjemmesiden kan indeholde links til billetsalg, oplevelser under eventet, transport, parkering m.m. og er et vigtigt omdrejningspunkt for markedsføringsplanen. 

Check-in skranker / Informationsboder

Når publikum ankommer til pladsen, er det en god ide at have en eller flere check-in skranker/informationsboder, der sørger for, at alle kommer godt ind til eventet. Publikum skal nemt og hurtigt kunne se, hvor de går ind, og der skal være et effektivt manuelt eller elektronisk system til check-in – også for gæster med printede adgangsbilletter eller armbånd.

I informationsboden kan der også stå medhjælpere, der under hele eventet kan hjælpe gæsterne med deres mange forskellige spørgsmål. Det kan fx være billetter/armbånd, der ikke virker, mistede genstande, efterlysning af personer m.m.

Skiltning og informationsskærme

Når publikum ankommer på pladsen, er det en god ide med masser af informationsskilte, der viser vej. Jo bedre skiltning, jo hurtigere får man flyttet folk til de steder, hvor de gerne vil være som fx forskellige scener, toiletter eller udgangen.

Hvis man har adgang til informationsskærme, kan man udnytte muligheden for at variere informationerne løbende undervejs. Det kan være en fordel, hvis man har mange forskellige aktiviteter eller et program, der løber over mange timer eller dage.

Ved fare eller evakuering kan infoskærme også være en effektiv hjælp, så ha' en plan for optimal udnyttelse i alle tænkelige situationer.

Synlige medhjælpere

Sørg også for, at synlige medhjælpere – fx med en t-shirt med teksten "Spørg mig" – cirkulerer på området. Disse medhjælpere bør have en masse viden om alle aktiviteter på pladsen, og de skal være ekstra servicemindede.

På den måde kan I hurtigt hjælpe gæsterne, og hvis medhjælperne aktivt bidrager til at skabe god stemning, vil det smitte positivt af på gæsternes oplevelse.