GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Planlæg dit event

Hvor skal eventet afholdes?

Eventets lokation – et meget vigtigt valg!

Hvor skal dit event holdes? Det har stor betydning for de næste mange skridt i planlægningen.

En afgørende overvejelse er, hvorvidt dit event skal foregå indendørs eller udendørs. Her kan du tjekke afsnittet om eventtyper, hvor vi uddyber, hvad der fungerer godt til hver enkelt. 

En lokation rummer muligheder, men også begrænsninger. Så kend dine primære kriterier, når lokationen skal findes.

Sæson og timing må ikke undervurderes og er en væsentlig faktor, når det handler om at skabe en god oplevelse og fange folks nysgerrighed. 

Hvis din idé er at skabe en rockkoncert under åben stjernehimmel, dur det ikke, at den ellers perfekte lokation ikke tillader høj musik efter kl 18.00. Du må gøre op med dig selv, om det vigtigste er, at det er en aftenkoncert, eller om du ønsker at justere i planerne og spille en rockkoncert om eftermiddagen. 

Et andet scenarie er den indflydelse din lokation har på billetpriser. Prisen bestemmes ud fra, om I kan være 50 eller 200 personer på lokationen. Så tag derfor også det økonomiske perspektiv med i valget af din lokation.

Hvad er dine primære kriterier? Hvor kan du gå på kompromis, og hvor vil du ikke?

Tag disse fire parametre med i din jagt på den rette lokation – så er du godt på vej!

  • Skal lokationen være indendørs eller udendørs?
  • Er lokationen ledig på den fastsatte dato?
  • Er der plads til det ønskede deltagerantal?
  • Er det praktisk muligt at gennemføre dine planer netop her? 

 

Lokation

Indendørs

Vælger I en indendørs lokation, er I ikke så afhængige af vind og vejrforhold. For de fleste arrangører giver det tryghed i planlægningen, da det har en afgørende betydning for, at man kan holde sine budgetter.

Lejer man sig ind på et etableret sted, kan man ofte også få adgang til en masse nyttig viden. Man får også fordelene ved, at mange faciliteter allerede er til rådighed – f.eks. strøm, toiletter, scener, lydudstyr, m.m.

Samtidig vil de personer, der råder over lokalet, også ha' erfaring med brugen af lokationen og kan hjælpe jer til en vellykket afvikling af arrangementet.

Vær opmærksom på, at når man er indendørs er der ofte en begrænsning på, hvor mange personer, der må være i lokalet af hensyn til brandsikkerheden. Det emne beskrives nærmere under “Et sikkert og trygt arrangement”.

Udendørs

Du kan med fordel bruge naturen, sportsområder eller parker, hvis det passer til den type event, du vil afholde. Der er nemlig mange fordele ved at være udendørs, hvor der kan laves et eventområde, der passer præcis til jeres behovet – eller I kan skabe et større areal, hvor I kan kombinere flere typer af aktiviteter.

Som oftest vil det dog kræve en del mere planlægning og mere tid i opbygnings- og nedtagningsfasen, så her skal I afsætte ekstra tid i jeres forberedelser. Vær også opmærksom på, at vejret kan have en stor betydning for afviklingen. Så I skal lægge en plan for, hvordan I afvikler – eller ikke afvikler – eventet under forskellige vejrscenarier.

Udendørsevents kræver tilladelse fra f.eks. Skov- og Naturstyrelsen. De skal godkende, at de ønskede områder tages i brug på det givne tidspunkt, og under hvilke forudsætninger og rammer arealet må anvendes.