GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Hent inspiration til dit event

Hent inspiration til dit event

Sølund Musikfestival

En populær og efterhånden dreven spiller blandt østjyske events er Sjølund Musikfestival. Her er arbejdsplaner og glade hjælpere nøglen til succes. Læs og se mere her ...

  • Lasse Mortensen, projektleder for Sølund Musikfestival
  • Festivalen startede i 1985
  • 2.240 frivillige hjælpere og i alt gæster 30.000 mennesker befolker festivalen over tre dage
  • Verdens største musikevent for udviklingshæmmede
  • Hjemmeside: www.solundfestivalen.dk

Musik & Medieværkstedet fulgte opsætningen af årets festival tæt, og det er der kommet denne video ud af. Alle vores bands spillede på festivalen, hvor vi også deltog i Music Unites Europe, og så havde vi tre journalister i Handipressen. Musik: Kid Francescoli - Moon

7 hurtige spørgsmål til arrangørerne

Hvad skal man være særligt opmærksom på i arbejdet med frivillige?

Man skal forstå, at de frivillige er drevet af lysten til at være med i noget, der er sjovt. De vil gøre en konkret forskel. Når arbejdet med festivalen begynder, kommer de ikke for at kigge ud i luften. De har en forventning om, at de bliver taget godt imod, og at der er styr på tingene, så de hurtigt kan sætte sig ind i opgaverne. Derfor har vi også konkrete arbejdsplaner for alt - opstilling og nedtagning af telte, udstyr, hegn osv. Alt er velbeskrevet i actionscards før, under og efter festivalen. Det hele er samlet i en arbejdsbibel på 40 sider.

Hvordan har I organiseret arbejdet med festivalen?

Vi er en bestyrelse på 7 medlemmer plus 2 suppleanter, og så har vi ca. 60 formænd og ca. 120 subformænd, der har fordelt veldefinerede arbejdsområder mellem sig. Som almindelig medhjælper hos os skal man være medlem af foreningen Sølund Musikfestival, hvor man modtager nyhedsbreve, kan deltage i den årlige generalforsamling og deltage i medhjælperfesten. Det fungerer godt, vi har en trofast medhjælper skare, og udskiftningen af de frivillige ligger kun på godt 10 procent hvert år. Det er selvfølgelig vigtigt at have rutinerede kræfter med, som kender opgaverne.

Hvad med de sure opgaver, der også skal løses?

Det er jo typisk sådan noget som lokums-tjansen og skraldeholdet. De opgaver skal man gøre til sjov og ballade. Det er med til at bære medhjælperne igennem, når arbejdet bliver lidt surt. Og så skal vi som festivalledelse sørge for at vise, at alle opgaver er lige vigtige for, at vi kan afvikle festivalen. Rene toiletter er jo lige så vigtig en forudsætning for en god festival som musikken eller øllet.

Hvad er den største udfordring ved at lave Sølund Musikfestival?

Den største udfordring er at være 110 procent klar, når det hele går løs. Det handler om virkelig at sætte snuden i sporet, når musikken begynder at spille.

Hvis dit event varer tre dage, så nytter det ikke noget, at du kun er klar de andre 362 dage om året.

Selve afviklingen er et enormt komprimeret forløb, hvor rigtig mange ting skal gå op i en højere enhed på én gang, og hvor der hele tiden skal træffes vigtige beslutninger, når der kommer udfordringer ind fra højre. For det gør der. Jeg plejer at bruge billedet, at vi presser alle vores mange, mange opgaver igennem et lillebitte hul i løbet af meget kort tid.

Det er enormt hektisk, og der skal arbejdes benhårdt. Det meste af året er vi en flad procesorienteret organisation, men i de få dage eventet afvikles bliver vi hierarkisk organiseret og helt fokuseret på produktet.

Hvad kommer man typisk til at undervurdere?

Det kan være mange ting. Et eksempel kan være køb og håndtering af ferskvarer. Der skal man tænke sig godt om.

Vi prøvede for en del år siden at løbe tør for grillpølser. Vi havde fået en rigtig god aftale med en leverandør i en anden landsdel. Problemet var så, at jeg måtte køre i tre timer for at hente et ton pølser, og i den tid kunne vi ikke sælge noget. Spildtiden kostede os en omsætning på, godt og vel, et par hundrede tusinde kroner.

Derfor handler det ikke kun om prisen, når man laver aftaler med leverandører. Køb hellere varerne lokalt. Det er måske 5 procent dyrere. Til gengæld har du næsten ingen responstid, du har en meget mere stabil levering, hvis du løber tør.

Hvad skal man være opmærksom på i forhold til at indhente tilladelser?

Der er masser af myndighedsarbejde, når du eksempelvis arbejder med at afvikle musik udendørs med et stort publikum, som vi gør. Med den størrelse som vores festival har, så kommer myndighederne ofte af sig selv for at kontrollere. Men det er vigtigt, at du tager fat i de rigtige myndigheder for at få afdækket, hvad der egentlig er af regler på området.

Der er regulativer for strømføring, stilladsopsætning, håndtering af fødevarer og meget mere. Det er man nødt til at få afdækket, før man starter.

I festivalbranchen har vi et rigtig godt netværk og en brancheorganisation, der kan hjælpe os. Og, for alt i verden: Du skal arbejde sammen med myndighederne ikke imod dem. Gør dem til dine sparringspartnere.

Har I lavet fejl undervejs, som andre kan lære af?

Vi har da lavet masser af fejl gennem tiden. Det er uundgåeligt. Det vigtigste er, at du er handlingsparat og hurtig til at få dem rettet.

En klassisk fejl er for eksempel at købe for billigt ind. En klassiker er købet af billige frost-pomfritter i stedet for de lidt dyrere køle-pomfritter. Men frituren dør altså lynhurtigt, når de frosne pomfritter hældes i "drømmekarret". Det tager efterfølgende rigtig lang tid for olien at blive varm igen.

Så lad være med at købe frostvarer, det betaler sig ikke. Det, og meget andet, har vi lært på den hårde måde.