GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Et sikkert og trygt event

Sikkerhedskommunikation

Kommunikation af sikkerhedsplanerne og uddelegering af ansvar er afgørende for, at I kan gøre både gæster og medarbejdere trygge ved sikkerheden for eventet.

Det er her en håndborg til de frivillige er rigtig nyttig. Den beskriver udførligt de forskellige aftaler, I skal indgå indbyrdes. For at hjælpe kommunikationen lidt på vej kan I opdele indholdet i en tredelt planlægning – før, under og efter. Se nedenfor, hvad der er vigtigt i de tre faser:

Kommunikationsplan

Før event

Sikkerhedsforberedelserne bør kommunikeres til alle involverede medhjælpere i god tid inden afvikling – og igen lige op til selve afviklingen. På den måde er alle er klar over deres opgaver på de givne tidspunkter. Det kan også lette kommunikationsopgaven undervejs.

Under event

Der er selvfølgelig forskel på behovet for sikkerhed afhængigt af eventets art og størrelse. Men i alle tilfælde bør der være en eller flere sikkerhedsansvarlige. Den eller de personer skal løbende kunne kontaktes under hele eventet og sikre kommunikation videre til de frivilllige undervejs.

Efter event

Opfølgning og evaluering af sikkerheden under afviklingen er særlig vigtig ved events, der skal gentages. Overvej at lave en overskuelig logbog, der er nemt kan overleveres og bruges af andre. Man kan ikke altid garantere, at det er de samme mennesker, der gennemfører eventet næste gang – og der er ingen grund til at gøre den samme fejl to gange. Slet ikke, når det handler om sikkerhed. 

Husk at evaluere både hvad der gik godt, og hvad der kunne gøres bedre. Udvis klogt lederskab og involvér alle lag af organisationen i evalueringen – alle har nemlig værdifuld feedback.