GUIDE TIL DIT
NÆSTE ARRANGEMENT

Et sikkert og trygt event

Husk de nødvendige tilladelser

Arrangementer kræver som oftest ansøgning om tilladelse hos forskellige myndigheder. Her kan du få et overblik over de mest almindelige tilladelser og krav, som forskellige myndigheder stiller, når man laver arrangementer.

Tilladelser fra brandmyndighederne

Hvis du planlægger et arrangement, der er åbent for offentligheden, skal du som udgangspunkt have en godkendelse af den lokale brandmyndighed, hvis der kan komme mere end 150 deltagere.

Der er en række krav og vilkår eksempelvis omkring indretning af lokaler, opsætning af stolerækker, flugtveje, skiltning, brandslukningsudstyr og lign. De er både afhængige af, hvor arrangementet afholdes (ude, inde, forsamlingshuse, telte, festlokaler, mv.) og antallet af forventede deltagere.

Østjylland Brandvæsen har lavet en hjemmeside for dig, der gerne vil afholde et midlertidigt arrangement, hvor du kan læse mere om, hvilke regler der gælder for dit arrangement.

Tilladelser fra politiet

For en række arrangementer vil I skulle søge tilladelse hos politiet. Det gælder eksempelvis cykelløb, demonstrationer, koncerter, motionsløb, kampsport eller motorløb. Det omfatter også alle arrangementer, hvor der skal udskænkes alkohol. For flere typer arrangementer kan I finde ansøgningsblanketter på politiets hjemmeside Politi.dk

Hvis I planlægger at afholde et større udendørs musikarrangement, gælder der særlige regler. Det er politiet alene, der vurderer, om arrangementet er klassificeret som et ”større udendørs musikarrangement”. Politiet vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering ud fra bl.a. antallet af gæster, arrangementets karakter, varighed, fysiske forhold osv. Et stort antal gæster eller varighed over flere dage vil i langt de fleste tilfælde betyde, at arrangementet betragtes som et større udendørs musikarrangement.

Ved denne type af arrangement vil der blive stillet krav om, at I som arrangører udarbejder en egentlig sikkerhedsplan for afviklingen af arrangementet:

Sikkerhedsplan

  • Beskrivelse af arrangementet – informationer om tid, sted, arrangementets art, målgruppe, organisering mv.
  • Arrangørens risikovurdering – en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som skal reducere enten sandsynligheden for og/eller konsekvensen af, at en hændelse indtræder.
  • Beredskabsplan – en plan for håndtering af hændelser. Beredskabsplanen skal sikre, at arrangørens beredskabsenheder hurtigt og effektivt afhjælper og begrænser de faresituationer eller de skader og sygdomme, som kan opstå i forbindelse arrangementets afvikling.

Kravene til indholdet af sikkerhedsplanen kan som nævnt findes på politiets hjemmeside. Her kan I også downloade en vejledning og en skabelon, der punkt for punkt sikrer, at alle relevante dele af sikkerhedsplanen er udfyldt.

Hvornår skal jeg have en byggetilladelse?

Sikkerheden for publikum og gæster omfatter også, at den fysiske indretning under arrangementet er udført forsvarligt. Det skal være sikkert at færdes på og omkring de konstruktioner, der er sat op til arrangementet. Derfor skal de lokale byggemyndigheder godkende opstillingen af scener, telte, tribuner og andre konstruktioner.

Det gælder også opsætning af storskærme, indhegning af pladser, master/tårne, indgangsportaler og lignende. Heldigvis er de fleste telte og transportable konstruktioner, der udlejes til arrangementer, på forhånd certificeret, så der ikke skal indhentes byggetilladelse. I skal dog altid anmelde til kommunen, hvis I opsætter telte til mere end 150 personer.